Blog

So sánh phần mềm ERP và phần mềm kế toán

Phần mềm ERP khác với Phần mềm kế toán bình thường như thế nào ? Cũng như những khó khăn khi xây dưng phần mềm ERP ở Viêt Nam (VN) là gì ?

Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng phần mềm ERP ở VN là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán (KT) trong phần mền ERP so với các phương pháp tổ chức hạch toán kế toán truyền thống của các doanh nghiệp (DN).

Đây là vấn đề chung đối với hầu hết các DN VN khi sử dụng các phần mền ERP. Nhất là phần mềm ERP của nước ngoài.

Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ. Đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít DN đã không thể chấp nhận thực tế này. Họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một phần mền kế toán. Làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP- là quản lý thông tin một cách tổng thể & đồng bộ.

1.Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong hệ thống phần mềm ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu. Mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau. Các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán…

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ của kế toán, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán. Cùng với các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.


2. Thiết lập tài khoản trung gian

Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với Kế toán VN. Nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản & nguồn vốn, trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ. Doanh Nghiệp VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình. Và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của DN. Và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.


3. Phần mềm ERPHạch toán tự động

Ngoài phân hệ Kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mền kế toán thông thường. Tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động. Và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.

Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm kế toán ở VN. Vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP với các phần mền kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt. Vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.

4. Bút toán đảo

Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất, các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế. Hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại. Vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Số liệu kế toán do các hệ thống phần mềm ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao. Điều này cần thiết đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài DN.


5. Tác nghiệp hoàn chỉnh

Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn hơn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.

6.Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành. Bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nói, tính linh hoạt của hệ thống tài khoản đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một DN, với mọi quy mô. Ví dụ: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, bạn chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản. Để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ở một phòng ban bất kỳ.

7. Phần mềm ERPBức tranh trung thực

Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Trên hệ thống phần mềm ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh


8. Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết phần mềm ERP. Cho phép hợp nhất số liệu của các DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng hơn. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn. Bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp.
Cũng nhờ cấu trúc quản lý phần mềm ERP linh hoạt hơn phần mền kế toán. Việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong ERP được thực hiện đơn giản.

Dùng thử phần mềm ERP – giải pháp quản trị cho doanh nghiệp !